Neue Telefonnummern

Ein spannendes Projekt geht in die Zielgerade!

Der Austausch einer neuen Telefonanlage bedeutet natürlich nicht nur schnell mal ein Telefon hinzustellen, sondern schon seit Ende Sommer 2022 hat die IT der Stadt Münchberg mit der Planung der neuen Telefonanlage begonnen. Mittlerweile ist die Telefonie auch ein Baustein der modernen IT-Infrastruktur, weshalb dieses Projekt erstmals federführend durch die IT-Abteilung in enger Zusammenarbeit mit der Kanzlei durchgeführt wurde. Im Zuge der Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung galt es, eine nachhaltige Lösung für alle Standorte zu finden und nicht nur für das Rathaus. In der Vorbereitungsphase wurden also alle Telefonprozesse durchleuchtet, das Telefonverhalten analysiert, Callflows neu abgebildet und auf den neuesten Stand der Technik und Zeit angepasst, dadurch auch optimiert. Neben den digitalen Prozessen waren außerdem die IT-Sicherheitsstandards ein maßgeblicher Baustein.

Was ist neu?

• Statt 7 Telefonanlagen gibt es künftig nur noch eine für alle Standorte. Neben finanziellen Einsparpotentialen wird die Administration künftig deutlich erleichtert, der Service für Beleg- und Kundschaft besser.
• Damit dies gelingt, war die IT-Infrastruktur in allen Standorten teilweise zu erweitern, da die neue Telefonanlage nun auf den neusten IP-Standard aufgebaut ist und im Computernetzwerk der Stadt Münchberg implementiert ist.
• Unsere bekannte Rufnummer 09251 874-0 wollten wir auf jeden Fall behalten, gleichzeitig aber alle Prozesse der Stadtverwaltung zukunftsfähig machen. Daher haben wir den Rufnummernkreis erweitert, was nun für alle Außenstellen und Mitarbeiter dreistellige Rufnummern zur Folge hat.
• Diese finden Sie bereits auf unserer Homepage, in den Email-Signaturen des Teams und auf den aktuellen Anschreiben, sollten Sie Post von uns erhalten.
• Trotz der zahlreichen Optimierungen und der Digitalisierung, war es ganz besonders wichtig, nicht den persönlichen Kontakt zum Anrufer zu verlieren. Ganz bewusst haben wir daher auf die inzwischen auch bei Stadtverwaltungen durchaus üblichen automatisierten Abfragen, mit wem sie verbunden werden möchten, abgesehen. Bei uns haben Sie weiterhin den direkten Draht ins Rathaus!
• Die Umstellung erfolgte ab 16.05.2023, 12.00 Uhr, ab 19.05.2023 telefonieren wir bereits mit der neuen Anlage
• Auch hier war uns wichtig: Kein Anruf geht verloren! Sollten Sie aus Versehen und aufgrund der jahrelangen Gewohnheit über eine alte, gewohnte Durchwahl einen Mitarbeiter des Rathauses erreichen wollen, wird Ihr Anruf in der Kanzlei des Rathauses ankommen. Das Team dort wird Ihnen die neue Durchwahl mitteilen und Sie gerne weiterverbinden.
• Übrigens: Beim Verbinden hören Sie eine neue Melodie! Sie kommt Ihnen bekannt vor? Dann haben Sie schon unseren Imagefilm gesehen – hier begleitet diese Melodie den bunten Einblick in unser Münchberg!

Wie geht es weiter?

• Nachdem die Umstellung des Rathauses erfolgreich verlaufen ist, werden verschiedene Optimierungen durchgeführt, die Belegschaft vertieft zu verschiedenen digitalen Abläufen geschult.

• Schritt für Schritt werden dann die verschiedenen Außenstellen an die neue Telefonanlage angebunden, so dass im Laufe des Jahres 2024 das Projekt abgeschlossen werden kann.